• slideshow1
  • slideshow2
  • slideshow3
  • slideshow4

Sunum Hazırlama Teknikleri

Yorum :2
Kategori : Kişisel Gelişim
Sunum Hazırlama Teknikleri

Mesajlar birçok yoldan örneğin sözlü sunumlar, resimler, doğa, karikatürler ve yazı yoluyla- iletilir. Bu iletişim medyalarının tümünde ortak olan bir şey vardır: Yapı. Bunların her biri mesajı alan insanlar açısından apaçık olabilen ya da olmayan bir yapı içerir. Yapı, öğelerin alıcının mesajı dağınık parçalar olarak değil, bir bütün olarak algılayacağı şekilde uyarlandığı içsel bir düzenlemedir. Bununla birlikte yapının her bir öğesi bütünden koparılarak ayrı ayrı analiz edilebilir.

Sözlü bir sunumun belli başlı öğeleri, hedefler, düşüncelerin sıralanması ve zamanlaması, dil, yaklaşım ve destekleyici materyallerdir.

SUNUM HAZIRLAMANIN DOKUZ AŞAMASI

Bir sunum, sunumun analizi ile başlayıp fiilen yapılmasıyla sona eren dokuz temel aşamadan geçer. Etkili bir sunum geliştirmek için her aşamaya gerek vardır. Bu aşamalardan bir ya da birkaç tanesini atlamak daha az etkili bir sunuma neden olacaktır. Bu dokuz aşama şunlardır:

1 . sunum analizini yapma.

2. Veri toplama.

3. Verilerin düzenlemesini yapma.

4. sunumun planını çıkarma.

5. Metni yazma.

6. Görsel yardımcıları kararlaştırma.

7. Metni konuşmaya dökme.

8. sunumu prova etme,

9. sunumu yapma.

Bir sunum analizinin nasıl yürütüleceğini tartıştık. 

VERİ TOPLAMA

Bir sunum analizi yaptıktan sonra konuşmacı vakit geçirmeden sunuşun konusuyla ilgili araştırma yapmaya başlar. Muhtemel veri kaynakları konuşmacının kendisi, organizasyonun dosyaları, görüşmeler ve yayınlan içerir.

KONUŞMACI

Pek çok durumda kendiniz en iyi veri kaynağı olabilirsiniz. Çoğunlukla, ya konuya ilişkin deneyiminiz olduğu ya da konuyu araştırmak ve sunmak için gerekli becerileri taşıdığınız için sizden bir sunum yapmanız istenir.

Bilgi deponuzdaki verileri etkili biçimde hatırlamanın bir yolu beyin fırtınasıdır. Etkili bir beyin fırtınası, konuyu alt kategorilere ayırmayı, her alt kategori için en az bir sayfa bulundurmayı, bu sayfaların mantıksal bir sıraya konmayı ve verileri uygun kağıda bilgileri anımsama hızına eşit bir hızla ilgili sayfaya yazmayı kapsar.

İçsel veri deponuzu iyice yokladıktan sonra, artık dış kaynaklara bakmanın zamanı gelmiştir.

ORGANİZASYONUN DOSYALARI

Şirketin dosyaları sunum geliştirmek için mükemmel bir bilgi kaynağı olabilir. Notlar, mektuplar, politika ve yöntemle ilgili broşürler, raporlar, istatistiksel analizler, daha evvelki sunumlar, bunların tümü potansiyel bilgi kaynaklarıdır.

GÖRÜŞMELER

Daha önce gitmediğiniz bir kente arabayla gittiğiniz hiç oldu mu? Yola çıkmadan önce, kenti bilen birisinden size oraya giden en kestirme yolu ve bunun ne kadar süreceğini söylemesini istemediniz mi? Belki de en iyi restoranları ve otelleri bile sormuşsunuzdur. Bilgiye ihtiyaç duyulduğunda gösterilen ilk tepki bilen birisine sormaktır. Aynı ilke bir sunum için veri toplama konusunda da geçerlidir. Konu hakkında dolaylı ya da dolaysız deneyimi olan insanlarla görüşmek genellikle yarar sağlar. Konuya ilişkin çok şey bilseniz bile, başkalarıyla konuşmak size ek bilgiler sağlar. Başka insanların perspektiflerini katmak sunumu daha da güçlendirebilir.

YAYINLAR

Yayın; basılı herhangi bir materyaldir. Dergiler, periyodik yayınlar, gazeteler, broşürler, kitaplar, magazinler, elkitapları gibi. Yayınlar kamu kuruluşları, kâr amacı gütmeyen organizasyonlar ve özel kuruluşlar tarafından çıkarılabilir.

VERİLERİN DÜZENLENMESİ

Bir sunumu dinleyip, arkasından konuşmacının maksadını anlamadığınızı düşündüğünüz hiç oldu mu? sunumun hedefleri açık ve konuşmacının hitabet becerisi iyi olsa bile, içerik iyi düzenlenmemişse dinleyiciler hayal kırıklığına uğrayacak ve zaman yitirilecektir. Konuşmacı konuşmasındaki kilit noktaların sırasına ve zamanlamasına dikkat ederse, böyle bir durumun ortaya çıkma olasılığı azaltılabilir.

Kilit Düşünce

Kilit noktaları belirlemeden önce, konuşmacının kilit düşünceyle ilgili bir ifade geliştirmesi gerekir. Kilit noktalar buradan çıkacaktır. Kilit düşünce, etrafında kilit noktaların sunumun özüdür.

Kilit Noktalar

Kilit noktalar kilit düşünceden çıkarılır. 

Sözlü iletişim: Mesaj ve Yanıt adlı kitaplarında kilit noktaların seçilmesi ve ifade edilmesiyle ilgili bir dizi yol gösterici kural belirlemişlerdir.

1 . Her nokta kilit düşüncenin bir ürünü olmalıdır.

2. Her nokta öteki kilit noktalardan farklı olmalıdır.

3. Kilit noktalar kilit düşünceyi yeterince tartışmalıdır.

Esnek çalışma saatleri ve sıkıştırılmış iş haftası geleneksel iş haftası karşısında en yaygın kullanılan iki alternatiftir" şeklinde olduğunu kabul edersek, sunumun kilit noktaları şöyle olabilir:

1. "Esnek çalışma saatleri"nin tanımı.

2. "Yoğun iş haftası”nın tanımı.

3. Bunların her biri ile ilgili özgül deneyler.

4. Her birinin avantajları ve dezavantajları.

Kilit düşünce ve kilit noktaları belirlerken, enformasyonu uygun biçimde sunmak için yeterli zamanın bulunduğundan emin olmak önemlidir. Eğer zaman bir sorun oluşturuyorsa kilit düşüncenin verilen sürede sunulacak şekilde yeniden tanımlanmasına ihtiyaç vardır.

ANA NOKTALARIN SIRALANMASI

Kilit düşünce ve kilit noktalar belirlendikten sonra kilit noktaların sıraya konması gerekir. Verileri art arda düzenlemenin bir kaç değişik yolu bulunmaktadır. Bu yollar şunlardır:

1. Kronolojik. Eğer ana noktalar en iyi kronolojik sıraya göre geliştiriliyorsa bunları ortaya çıkacakları zamana göre sıralayın. Buna bir örnek olarak, özel bir görevin aşamalarının, bu aşamaların ortaya çıkış sırasına göre sunulması verilebilir.

2.Tarihsel. Eğer ana noktalar bir dönem meydana gelen içinde değişikliklerle birlikte arka plan bilgisi de veriyorlarsa, sıralamanın tarihsel -örneğin kuruluş günlerinden o ana kadar bir şirketin evrimi olmalıdır.

3.Mekânsal. Bu düzenleme coğrafi konumlar ya da fiziksel alanlar -örneğin bir şirketin bölge ya da yöreye dayalı çalışmalarının tartışılması- hakkında bilgi vermek amacıyla kullanılır.

4.Konuya göre. Bu düzenleme konuyu mantıksal ya da doğal bileşenlerine ayırır. Buna örnek, bir finans müdür yardımcısının yerine getireceği rollerin sunulmasıdır.

5.Problem çözümü. Bu düzenleme bir problemi, problemin nedeninin analizini ve önerilen bir çözümü ortaya koyar. Konuşmacı problemi saptar, neden ve sonuçlarını tartışır ve bir çözüm önerisini tanımlar. Buna örnek, yüksek taşıma maliyetleri üstüne bir sunum vermektir.

Konuşmacının seçeceği somut sıralama konuya ve sunumun hedefine bağlıdır.

PLAN ÇIKARMA

Bir plan iki temel amaca hizmet eder. Seçilen düzenlemeye dayalı olarak kilit noktaları sıraya koyar ve içeriğin sadece esas enformasyonu kapsayacağı bir şekilde toplanan verileri azaltır.

Plan ayrıca ikinci dereceden birkaç amaca da hizmet eder. Ek ya da daha az destekleyici veriye ihtiyaç duyan kilit noktaları meydana çıkarır ve konuşmacının sunulacak noktaları hatırlamasına yardımcı olur. Bunlara ek olarak, konuşmacının konuyu sunmak için gerekli zamanı Kestirmesine eder olacaktır. Bu aynı zamanda konuşmacının şunu özetleyen doküman işlevini görür ve son olarak, konuşmanın tam metninin iskeletini oluşturur.

Fikirleri planda hiyerarşik bir sıraya koymak için semboller kullanılır. Ana bölümler romen rakamlarıyla, kilit noktalar büyük harflerle ve her bir noktanın destekleyici verileri normal rakamlarla gösterilir. Ortaya çıkan plan şuna benzer:

I. Ana nokta 

A. Kilit nokta

1. Destekleyici veri

2. Destekleyici veri 

B. Kilit nokta

II. Ana nokta

Bir plandaki her bölüm sadece bir fikri gösterir. Bu, bilgilerin birbirinden ayrılmasına, konunun açık ve özlü bir biçimde sunulmasına, fikirlerin çakışmasının en aza indirilmesine yardımcı olur. Kilit düşünceler ve kilit noktalar aşırı ölçüde çakışırsa dinleyicilerin kafası karışabilir. Plandaki her alt bölüm kendi ana bölümüyle bağlantılı olmalıdır. Kilit düşünce sunumun amacıdır. Kilit noktalar kilit düşünceden çıkartılan fikir, kavram ve düşüncelerdir. Alt noktalar kilit noktayı desteklemek, açıklamak ya da kanıtlamak amacıyla kullanılan verileri içerir.

Normal koşullarda bir plan hazırlar, buradan yola çıkarak öyküyü yazar ve ardından sunumu  yaparsınız.

METİN YAZMA

sunumun yapılacağı doküman; yazılı metnin gerekli enformasyonu kapsayacak kadar ayrıntılı bir planı veya plandan ve son metinden yararlanılarak çıkartılan kartlar ya da metnin bizzat kendisi olabilir. Yazı planı ya da not kartları 15 dakikayı geçmeyen kısa sunumlarda gayet iyi iş görür. Uzunluğu ne olursa olsun, sunum asla ezberden yapılmamalıdır; çünkü sunumun dinamikleri çok karmaşıktır. Ama notlara da çok fazla bağımlı kalmayın. Notlar sadece hafızayı canlandırırlar. Taslağı mı, kartları mı, yoksa yazılı metni mi tercih edeceğiniz, konuşmanı uzunluğuna, konunun karmaşıklığına ve özgüveninize bağlıdır. Not olarak ne kullandığınıza bakmaksızın her zaman yazılı bir metnin çıkarılması gerekir.

YAZILI METNİ GELİŞTİRME

Yazılı metin sözlü sunumtan farklıdır. Hem mesajı, hem de sunulacak görsel materyalleri tanımlar. Yazılı metin kendi kendine yeterlidir; sözlü sunum olmadan da anlaşılabilir.

Yazılı metnin ilk taslağı, çalışma kopyasıdır. Konuşmacının okuyabilmesi ve sunumun hedefini aktarıp destekleyecek değişiklikleri yaparak düzeltebilmesi için çift aralıkla daktilo edilmelidir. Son taslak, temiz ve öz olmalı, mantıksal bir sırayı izlemeli ve ana noktaları vurgulamalıdır.

YAZILI METNİN BÖLÜMLERİ

Yazılı metinde, plandaki dört bölüme denk düşen dört bölüm bulunur. Bölümler sırayla -giriş, kilit düşünce (hedef), gelişme ve son olarak, sonuç- verilir.

Giriş. Bir sunumun giriş bölümü dinleyicilerin konuşmacıyla ilgili ilk izlenimlerine katkıda bulunur. Giriş birkaç amaca hizmet eder:

1. Konuşmacıyla dinleyiciler arasında uyum ve güven oluşturur.

2. sunumun amacını bildirir.

3. Dinleyicilerin dikkatini yakalar.

4. Dinleyiciyi sunumun özüne doğru yöneltir.

5. Dinleyicilerin konuya alışması için zaman tanır.

Bu amaçlara varmak için çeşitli teknikler kullanılabilir. Örneğin, bazı konuşmacılar dinleyicilerin dikkatini hemen konunun üstüne yoğunlaştıracak bir cümleyle başlarlar: "Eğer şirket ücretsiz park uygulamasına son verirse,yan yararların maliyeti yüzde 15 düşecek." Başkaları düşünceyi kışkırtan bir alıntı kullanır. Ama alıntılar konuyla bağlantılı ve kısa olmalı, sunumun gelişme bölümüne etkili biçimde yolu açmalıdır.

Bazen konuşmacılar fıkralar, resimler ya da öyküler kullanırlar. Bu tekniğin başarısının anahtarı, konuyla ilgili bir hikâyenin seçilmesi ve konuşmacının iyi anlatmasıdır. Dinleyicilere yönelmek ya da neden bir araya getirildiklerinden söz etmek de dinleyiciyi anında konuşmanın içine çekecektir. Bu, herkesin konuyla özdeşmesine yardımcı olur. "Geçen ay şirketin diş sigortası hakkından kaçınız yararlandı?"

Kilit Düşünce. Daha önce belirttiğimiz gibi, kilit düşünce sunumun hedefidir. Bu özel olarak dinleyiciye sunumun neyi gerçekleştireceğini söyler.

Gelişme. Yazılı metnin gelişme bölümü planda romen rakamı III ile gösterilmiştir. Bu kısım hem plandaki her bir kilit noktanın ayrıntılı tartışılmasını, hem de kilit noktayı destekleyici verileri içerir. Bu bölüm konuşmacının mesajını aktarır. Sözcüklerin kolayca anlaşılması, cümlelerin kısa olması ve sadece bir fikri içermesi, uzun ifadelerin gereksiz sözcükler taşımaması ve fiil çatısının pasif değil aktif olması durumunda etkili iletişim olanağı artır.

Cümlelerden gereksiz sözcüklerin ayıklanması konusunda pratik yapmak için tamamlayın. Daha sonra cevaplarınızı bölümün sonunda verilen cevaplarla karşılaştırın.

Sonuç ya da Kapanış. Etkili olması için sonuç bölümü dinleyicilerin dikkatini iletilen mesaja yöneltmeli ve dinleyicilere bir tamamlanmışlık duygusu vermelidir.

Konuşmacının konuşmasını bitirdiğini, ancak geldiklerinden dolayı dinleyicilere teşekkür ettiğini duyunca anladığınız bir sunumta hiç bulundunuz mu? sunumun gelişme bölümü bittiği zaman, mesaj ile toplantının sonuçlandırılması arasındaki açıklığı kapatmaktan konuşmacı sorumludur. Bazı durumlarda sunumu girişte kullanılan aynı alıntıyla kapatmak uygun düşer. Kapanışta sık sık meydan okuyucu bir cümle kullanılır. Bu durumda, konuşmanın gelişme bölümünde sunulan kavram dinleyicilerin neyin değiştiğini ve niçin değiştiğini tam anlayabileceği şekilde açıklanmalıdır. Bir özet ya da konuşmadaki kilit noktalarla ilgili kısa bir ifade, açıklığı kapanmanın bir başka tekniğidir. İnsanlara ne söyleyeceğinizi söyleyin -yani, hedefinizi belirtin. sunumun gelişme bölümünde onlara mesajı söyleyin. Nihayet sonuç bölümünde onlara ne söylediğinizi söyleyin -yani, dikkatleri söylediklerinize yöneltin.

GÖRSEL YARDIMCILARI BELİRLEME

sunumlar görsel yardımcılar çerçevesinde yazılmamalıdır. Bazı konuşmacılar önce yaratıcı ve ilginç görsel araçları seçip, daha sonra sunuşu bunları kapsayacak şekilde yazma yanlışına düşüyor. Bu, süreci tersine çevirir. Doğru sıra, sunumu yazmak, sonra hangi görsel araçların kullanılacağına karar vermektir. Bunları 4. Bölümde ayrıntılı olarak tartışacağız. Hatırlanması gereken önemli nokta önce metni, arkasından görsel araçları hazırlamaktır.

METNİ KONUŞMAYA DÖNÜŞTÜRME

Son taslağı bitirdiğinizde işin yazma kısmının sona erdiğini düşünebilirsiniz. Üzgünüz, ama değil. Yazılı metnin dili ve stili sözlü bir sunumta kullanılan dilin ve stilin aynısı olamaz. Bu yüzden, sözlü sunumu yapmadan önce yazılı metni konuşma stiline dönüştürmeniz gerekir. Bir konuşma stili geliştirmek için önerilen bazı ilkeler şunlardır:

1. Şahıs zamirleri kullanın. Organizasyondan söz ederken "biz", "bize", "bizim" sözcüklerini. Bu zamirleri dinleyicileri göstermek için kullanacağınız"siz"ve “sizin" zamirleriyle dengeleyin.

2. Kısaltmalar kullanın. Kısaltmalar zamirleri ve fiilleri birbirine bağlar ve fiilleri olumsuz yapar. Kısaltmalar kullanmak size rahat ve samimi bir hava verir.

3. Günlük sözcüklere dayanın. Dinleyiciler "optimum”un "en uygun" demek olduğunu bilebilir, ama bunu tercüme etmek zorunda değildirler. Dinleyicinin bakış açısından karmaşık sözcükler kolay dinlemeden daha az önemlidir.

4. Kısa ama çok fazla olmayan bağlaçlar kullanın. Bunlar kullanıldığında konuşma tarzını taşımalıdır. Örneğin, "Buna karşılık" değil, "Gene de."

5. Argo, jargon ve akrostiklerden kaçının. Oynak ifadeler kadar meslek argosu da profesyonel bir sunumla bağdaşmaz. Bunlar sadece din-leycilerin kafasını karıştırır.

6. Olumlu sözcükler kullanın. Bir şeye karşı ihtiyatlı davranmak için özel bir neden bulunmadıkça, "Konunun diğer yanını göremediniz" demek yerine, "işin bir de öteki yanına bakalım" gibi ifadeler kullanın.

7. Cümleleriniz kısa olsun. Çeşitlilik amacıyla hem uzun hem kısa cümleler kullanılabilir. Bunların ortalama 20 kelime ya da daha az olması gerekir. Eğer bir nefes alışta söyleyebiliyorsanız, bir cümle genellikle uygun uzunlukta demektir.

Konuşma diline özgü kelimeler ve olumlu bir ton kullanma konusunda biraz pratik yapmak için Alıştırma 3-4'ü tamamlayın.

Daha önce söylediğimiz gibi, sunumu bir plana, not kartlarına ya da yazılı metine bakarak yapabilirsiniz. Bunlardan hangisi kullanırsanız kullanın, notların hatırlama ve konudan ayrılmama bakımından size yardımcı olacağını bilmek önemlidir. Notlara ya da bir metine bakarak asla okumamalısınız. Rahat ve sohbet eder gibi konuşmak yapaylığı azaltır ve tek tek her dinleyicide sadece kendisine konuşuluyormuş gibi bir duygu uyandırır.

ÖZET

Bu bölümde bir sunum yazma görevi incelendi. Bir sunum hazırlamanın 9 aşamasından 6'sını (veri toplama, verileri düzenleme, plan çıkarma, metin yazma, görsel araçları belirleme ve metni konuşmaya dönüştürme) tartıştık. Bu Bölümde görsel araçların nasıl kullanılacağını tartışacağız.

GÖRSEL ARAÇLARIN KULLANILMASI

GÖRSEL ARAÇLAR SUNUMLARA NASIL KATKIDA BULUNUR ?

Görsel araçlar fikirleri güçlendirir, berraklaştırır ve açıklığa kavuşturur. Öğrenmeyi kolaylaştırır, zamandan tasarruf sağlar, insanların dikkatini canlı tutarlar. Bunlara ek olarak, görsel araçlar dinleyicilerin konu üzerinde yoğunlaşmasına, rahatlamasına ve bilgiyi akılda tutmasına yardımcı olur. Görsel araçların okunaklı ve yüksek kaliteli olmalarına sağlamak konuşmacının sorumluluğundadır. Konuşmacı ayrıca aydınlatmanın görsel araçların görülmesini zorlaştırmayacak uygunlukta olmasını garanti altına almalıdır. Oturma düzeni konuşmacının ve görsel araçların dinleyicilerce kolaylıkla görülebileceği ve duyulabileceği.

SUNUMA YARDIMCI ARAÇLAR

sunuma yardımcı araçlar üç kategoriye ayrılır: sessiz görsel araçların kapsamına yazı tahtaları, yazı levhası, posterler, broşürler, projeksiyonlar, slaytlar, film kareleri ve bilgisayar çıkışlı şekiller girer, işitsel araçlar teypleri, makaralı teypleri ve plakları kapsar. En popüler sunum yardımcıları olan görsel-işitsel araçlar ise rol canlandırmalarını, filmleri, videoteyp ve videodiskleri içerir. sunuma yardımcı araçlar arasında en sık kullanılanlar herhalde projeksiyonlar, 35 milimetrelik slaytlar, sinemalar, videotepyler, yazı tahtaları, yazı levhası ve yazılı materyallerdir.

PROJEKSİYONLAR

Projeksiyonlar ya da saydam göstericiler ucuz, kullanımı kolay, güvenilir ve özel uygulamalara ve koşullara uyumlu olduklarından dolayı sıkça kullanılır. Bunlar hem küçük, hem de orta büyüklükteki dinleyici grupları için elverişlidir. Özel bir aydınlatmaya gerek yoktur.

Etkili olması için dialar okunaklı ve yazıları salonun her tarafından okunabilecek büyüklükte olmalıdır. Dialar kullanılacakları sıraya göre düzenlenip yerleştirilmelidir. Bunlar süreklilik sağlar. Konuşmacıların dia üzerindeki belirli noktaları göstermek için bir işaret çubuğu kullanması gerekir. Tartışılan sekile işaret etmek dinleyicilerin dikkatini buraya toplamaya yardımcı olur. Bir dolma kalem, kurşun kalem, işaret çubuğu ya da silinebilir ispirtolu kalem özel içeriğin altını çizmek için yeterlidir. 

Konuşmacıların cihaza yabancı olmamaları ve bir sunumun provasında cihazın kullanılmasını denemeleri durumunda projeksiyonlar daha etkili olur. sunumun başlamasından hemen önce konuşmacı camı, mercekleri silmeli ve odak ayarını yapmalıdır. Elinizde her zaman yedek bir lamba bulundurun. Kullanılmadığı zaman makineyi kapatın. Boş bir perde ve fanın gürültüsü dikkat dağıtır.Projeksiyon makinelerinin birkaç potansiyel dezavantajı bulunmaktadır: Fan gürültülü çalışır; konuşmacı dinleyicilerin görüşünü kolaylıkla kapatabilir; gösteriye renk, grafikler ve çizimler dahil edilmedikçe dinleyiciler usanabilir.

Kuşkusuz, dinleyiciler perdeyi görebilmelidir. Prova yaparken sunum sırasında nerede duracağınızı belirlemeniz, sizin ve perdenin her yerden görüldüğüne emin olmak için birisine kontrol ettirmeniz gerekir. da dinleyebilir. Bu görsel araç her büyüklükteki dinleyici topluluğu için idealdir.

Konuşmacı sunumun mesajını desteklemesini sağlamak amacıyla filmin içeriğini analiz eder ve salonun aydınlatılmasına geçilirken bir köprü kurarsa, filmler daha etkili olur. Konuşmacı cihazın yabancısı olmamalı ve yedek bir projeksiyon lambası bulundurmalıdır. sunum öncesinde film bobini yerine konmalı ve gösterme cihazı ayarlanmalıdır.

Filmlerin de birkaç dezavantajı vardır. Satın alınmaları ya da kiralanmaları pahalıdır. Film gösterme makinesini çalıştırmak zordur ve salonun karartılması gerekir.

VİDEOTEYPLER

Videoteyp teknolojisi şirket süreçlerinin kapsanması için bir olanak sağlar. Dinleyiciye, başka türlü yaşamayacağı gerçek bir olayı izletmenin ideal yoludur. Videoteypler gerçek şirket ortamlarını resmeder ve küçük dinleyici gruplarında iyi iş görürler.

Konuşmacı cihazlara alışık olduğu, ışıklandırmadaki değişiklikleri birbirine bağladığı ve görüntülerin temiz olduğu durumda Videoteypler daha etkilidir.

Videoteypin potansiyel dezavantajları özel teçhizatla uzmanlığa ihtiyaç duyulması ve görüş mesafesinin 1.5 metreyi geçmemesidir.

YAZI TAHTALARI

Yazı tahtaları bir sunumu aydınlatmak ve tasvir etmek için etkili araçlardır. Yazı tahtasının en son çeşidi vinil yazı tahtalarıdır. Böylesi yazı tahtalarının en büyük cazibesi kolay kullanılmaları, küçük ve orta büyüklükteki dinleyici toplulukları için elverişli olmalarıdır.

Konuşmacı yüzünü tahta yerine dinleyicilere döndüğü, tahtanın temiz olduğu ve yedek tebeşir ya da kalemlerle silgilerin hazır bulunduğu durumlarda, yazı tahtaları daha çok işe yarar. Siyah zemine beyaz, yeşil zemine sarı renkli tebeşir daha iyi gider. Vinil tahtalarda ana noktalar için siyah bir flomaster, destekleyici noktalar ve fikirler için kırmızı ya da mavi bir flomaster kullanılması daha etkili olur. Belirtmeye gerek yok ki, elyazısı da okunaklı olmalıdır.

Yazı tahtalarının da bazı dezavantajları vardır. En büyük dezavantaj, tahta silinince bilginin yok olmasıdır. Ayrıca, konuşmacı aynı anda konuşup yazmayı rahat bulmayabilir. Bunun yanı sıra, yazı tahtaları öteki görsel araçlardan daha az profesyonel görünür.

YAZI LEVHASI

Yazı levhası bir yazı sehpasına, duvara ya da tahtaya iliştirilebilen büyük boy boş kağıtlardan meydana gelir. Yazı tahtalarından farklı olarak bu kâğıtlarda yazılı bilgiyi korumak daha kolaydır. Çünkü gelecekte kullanmak amacıyla saklanabilirler. Yazı levhası sunuma kendiliğindenlik katar, pahalı değildir ve bir yerden bir yere taşınması kolaydır. Ayrıca özel bir aydınlatma gerektirmez.

Konuşmacı ana noktaları sunumtan önce kağıda büyük harflerle yazdığı zaman daha etkili iş görür. Tam cümleler kurmaya elbette gerek yoktur. Bu durumda, konuşmacı yeri geldiğinde sunum boyunca dinleyicilerden gelen bilgileri ekleyebilir. Her sayfada 10 satırdan fazla bulunmamalıdır. Acı sayfayı çevirmeden önce varolan bilgileri okuması için dinleyiciye zaman tanımalıdır. Kuşkusuz konuşmacı dinleyicilere bakmalı ve levha yazılarını kapatmamalıdır.

YAZILI MATERYAL

Yazılı materyaller; görsel araçlarda ya da sunum sırasında sunulan materyalin kopyalarını, ek bilgileri, istatistiksel verileri ve hatta sunum metnini içerebilir. Bunlar dinleyicinin rahatlamasına ve sunumun üstünde yoğunlaşmasına yardım eder. Çünkü dinleyici için not alma zorunluluğu ortadan kalkar. Yazılı materyal aynı zamanda insanları daha sonra gözden geçirilecek bilgilerle donatır.

Konuşmacı dinleyicilere yazılı materyalin dağıtılacağını başlangıçta söyler ve bunların taşıyacağı bilgileri açıklarsa, yazılı materyaller daha etkili olacaktır. Ama yazılı materyal sunumtan önce ya da sunum sırasında dağıtılırsa, dinleyiciler dinleme yerine okumayı tercih edebilir.

SLAYTLAR

Slaytlar renk, grafik, fotoğraf ve çizim kullanmak için mükemmel araçlardır ve küçük, orta ya da büyük dinleyici topluluklarında gayet iyi iş görürler. Slayt kullanırken ışıkların söndürülmesi gerekir. Dolayısıyla konuşmacı akışı kesmeden sunumu bu duruma uydurmalıdır.

Slayt göstericisine alışkın olmanız halinde slaytlar daha etkili olacaktır. Bazı slayt porjeksiyonlarında görüntüyü yavaş yavaş yok etme ya da ortaya çıkarma, otomatik ileri alma ve ses senkronu yapma gibi özellikler bulunur. Dinleyiciler için kullanacağınız slayt projeksiyonunu deneyerek sunumun provasını yapmalısınız. El altında yedek bir lamba bulundurulmalıdır. Slaytlar muhafaza kutusunda sırayla konmalıdır. Slaytlarla prova yapmak, bunların duruşunun ve sırasının doğru olmasını sağlayacaktır.

Işıkların açılıp kapanması sırasında dinleyicilerin dikkati dağılacağından dolayı, konuşmacı bu anlarda akışı nasıl koruyacaklarını planlamalıdır. Görsel araçlar dinleyicinin dikkatinin konuşmacı ile gösterilen şekil arasında böldüğü için, her zamankinden daha yüksek sesle konuşmalıdırlar. Bu, dinleyicinin dikkatinin mesaj üzerinde toplanmasına yardımcı olur.

Slaytların birkaç potansiyel dezavantajı vardır. Dinleyici dikkatini konuşmacının sözlerine değil yansıtılan şekil üzerine toplamaya yönelir ve salon karanlık iken, konuşmacı dinleyicinin sözsüz geri beslemesini göremez. Bunun yanı sıra profesyonelce hazırlanmış slaytlar saydam göstericilerden daha pahalıdır.

FİLMLER

Diğer görsel araçlar gibi, filmlerin de sunumun konusunu desteklemeleri gerekir. Bir film çoğunlukla özel bir sunum için kiralanır ya da satın alınır, içeriğinin bir başkası tarafından yaratılması nedeniyle filmin vurgulanmasını istediğiniz noktalara ışık tutmasını güvence altına. Film bir teoriyi, kavramı, tekniği ya da süreci pekiştirmenin iyi bir yoludur, insanlar perdede faaliyeti gözlemlerken konuyla ilgili bir tanımlamayı

Yazılı materyal ek bir hazırlanma süresi ister ve bazı metinler için telif hakkını elinde bulunduran kişiden izin alınması gerekebilir. Bunları çoğaltmak çok kolay olduğu için, yayınlanmasında sakıncalar bulunan bilgilere yer verilmemelidir.

GRAFİKLER

Grafikler sessiz görsel araçların bir biçimidir. Çoğu kez bir konu, bazı grafik türlerini kullanarak daha iyi aydınlatılabilir. Bu özellikle istatistiksel ya da karmaşık bilgiler iletmek istediğiniz zaman böyledir. Bilgiyi sözlü olarak ve bir grafik şeklinde vermek mesajı pekiştirir ve anlamayı güçlendirir.

Yaygın şekilde kullanılan grafikler; tablolar, diyagramlar, çizelgeler, sütunlu şemalar, pay şemaları, akış şemaları ve fotoğraflardır. 

Tablolar olgu ya da rakamlar konusunda özlü referanslar ve hızlı karşılaştırmalar sunmak için bire birdir. Bir sütunlu şema uzunca bir açıklamanın sunduğu bilginin aynısını verir ve anlaşılması çok daha kolaydır. Grafikler bir değişkendeki oynamanın diğer değişkenleri nasıl etkileyeceğini göstermekte yararlıdır. Pay şemalar ise, adından da an-laşılacağı gibi, bir bütünün parçaları hakkında bilgi verir.

Örgütsel şemalarda her kutu bir kişiyi ya da şirketin bir bölümünü temsil eder. Kutuları bağlayan çizgiler kumanda zincirini ya da yetki hattını gösterir. Kesiksiz çizgiler alt kademe ilişkilerini, kesik çizgiler ise kadro ilişkilerini ifade eder. 

Akış şemaları özel bir sürecin -örneğin bir bilgisayar programı- birbirini izleyen aşamalarını ve yan adımlarını gösterir. Aşamalar, sürecin her aşamasında yer alan faaliyet türünü gösteren daireler, dikdörtgenler, üçgenler ya da eşkenar dörtgenler içine alınır. Akış şemaları, bileşenleri semboller ya da çizimlerle gösterilen diyagram ya da iskelet re-sim biçimindedir. Nitelik olarak diyagramlar akış şemalarından daha statiktir. Bir akış şemasında olduğu gibi bir süreçteki her adımı değil, sadece kilit adımları gösterirler.

Fotoğraflar en becerikli grafik araçlarıdır, insanlar resimlere doğal bir ilgi duyduğundan anında dikkat çekerler.

Grafik araçlar dinleyicinin dikkatini çekip sürdürür ve anlaşılır bir biçimde bilgi verir. Bunlar sunumun sözlü kısmını zenginleştirir. Fakat görsel araçlar sözlü mesajın yerine geçemez. Sözlü sunum gene de iletişimin temel aracıdır.

TELEKONFERANS

Genel masrafların yükselmesi nedeniyle bazı şirketler değişik coğrafi bölgelerde çalışan insanlar arasında bağlantı kurmak için telekonferans yöntemini kullanıyor. Telekonferans, ayrı yerlerdeki bireylerin, karşılıklı etkileşim amacıyla telekomünikasyon sistemlerinden yararlanmasıdır. Telekonferans üretkenliğe zarar vermez, çünkü katılanlar sunuş biter bitmez işlerine dönebilir, değerli zamanlarını ve parayı seyahat için harcamazlar. Telekonferans karşılıklı etkileşime dayalı iletişimin nitelik ve niceliğini yükseltmeye fırsat tanır. Daha çok sayıda insan sunuşlara doğrudan katılabilir. Telekonferans uydu haberleşmesinin kullanılması yoluyla gerçekleşir.

İki tip telekonferans vardır: İşitsel ve görsel. Bunlar ayrı ayrı ya da aynı zamanda kullanılabilir, işitsel konferans yöntemi telefonla konferans kavramının zenginleştirilmiş bir biçimidir. sunum başlamadan önce evsahipliği yapan yer elektronik olarak diğer yerlere bağlanır. Bir işitsel konferansın düzenlenmesi, toplantı masasının ortasındaki bir telefona bir mikrofon bağlamak kadar basittir. Diğer yerlerdeki katılımcılar stratejik noktalara yerleştirilmiş mikrofonlara doğru konuşarak iletişim kurar. Daha karmaşık sistemler haberleşme tesisatı daha önce kurulmuş bir toplantı salonu kullanır. Bu, konuşmacının salonda şerbetçe dolaşırken diğer yerlerdeki insanlar tarafından duyulmasını olanaklı kılar.

Bir görsel konferans, sunumun hem sesini hem de görüntüsünü öteki yerlere aktarır. Yayın canlı ya da banttan olabilir. Canlı yayın, ister evsahipliği yapan yerde, isterse bunun dışındaki yerlerde olsunlar, dinleyicilerin sunuma aktif olarak katılmasına olanak tanır.

Etkili tele konferans yazılı materyaller dahil bütün görsel yardımcıların sunum başlamadan önce katılan yerlere aktarılmasını gerektirir. Tampa'da bulunduğunuzu ve Chicago'da yapılan bir sunuma oradan katıldığınızı düşünün. Konuşmacı hazırladığı slaytların içeriğine dikkat çekmekte. Ama yazılı materyaller sunum öncesinde gönderilmemiş. Sinir bozucu bir durum! Sorunu belirtmek için konuşmacının sözünü kesiyorsunuz. Konuşmacıdan cevap geliyor: "Ah, siz Tampa'dakileri unutmuşum; kullandığım görsel araçların kopyalarını bugün geç saatlerde size yollayacağım." Sinir bozmanın dikâlâsı!

Bir telekonferans oturumundan önce görsel araçları bir yerden bir yere iletmenin çeşitli yolları vardır. sunumun etkili olması için bulunan herkesin aktif katılım göstermesi gerekir. Konuşmacı, nerede olursa olsunlar, katılan insanların ihtiyaçlarını önceden tahmin etmez ve planla-, aktif katılım gerçekleşmez.

 

Bu makale şu konularla ilgili olabilir : - - - - - - - -
Sunum Hazırlama Teknikleri başlıklı 11629 kişi tarafından okundu ve 2 kişi tarafından yorumlandı

Bir Yorum Yazın

  
 
3+2 İşleminin Sonucu